Datasikkerheden i Job & Karriere

 

Da Ramsdal Job & Karriere fungerer som Anden Aktør for en stor gruppe borgere i kommunerne og dermed også behandler personlige dataoplysninger, er vi omfattet af den såkaldte Databehandlings- og tilslutningsaftale. Denne aftale har Ramsdal indgået med Arbejdsmarkedsstyrelsen, de fire beskæftigelsesregioner og samtlige de jobcentre, som vi samarbejder med.

Aftalen skal sikre borgerne størst mulig datasikkerhed. Aftalen forpligter Ramsdal til at følge en række særlige instrukser og forskrifter og sætter snævre grænser for, hvilke slags data, som vi må have kendskab til og behandle i IT-systemer.

Alle oplysninger om ledige findes i statens særlige system - Arbejdsmarkedsportalen - og det er Job & Karrieres adgang hertil og arbejdet i vore egne systemer, som reguleres gennem aftalen.

Der er krav om, at en statsautoriseret revisor, skal afgive en særlig erklæring, som garanterer for sikkerheden i de systemer, Ramsdal anvender til den løbende databehandling. Der skal udarbejdes en ny erklæring hvert år. Ramsdal Job & Karriere behandler oplysninger og dokumenter i det anerkendte ISAK-system fra firmaet Emini A/S. 

 

Læs mere her

 

Persondataloven

 

Reglerne for Job & Karrieres arbejde med persondata er udarbejdet på baggrund af Persondataloven og Justitsministeriets sikkerhedsbekendtgørelse med tilhørende vejledning.
Du kan læse mere herom på Datatilsynets og Retsinformations hjemmesider:

http://www.datatilsynet.dk/lovgivning/persondataloven/

https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=828

https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=842.

 
https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=1002.

Anden aktørs behandling af personoplysninger

Som Anden Aktør må vi, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med vores arbejde som Anden Aktør behandle forskellige former for personoplysninger. Det drejer sim om ikke-følsomme oplysninger, CPR-nummer og følsomme personoplysninger. Vi må ikke bruge oplysninger til andre formål og alle oplysninger skal behandles som fortrolige.

Ikke-følsomme personoplysninger

 

Som eksempler på ikke-følsomme personoplysninger, der anvendes til identifikation og administration, kan nævnes:

• Navn

• Adresse
• Telefon
• E-mail-adresse
• Kundenummer til adgang til Jobnet
• A-Kasse
• A-Kasse afdeling
• Jobcenter-kontor
• Holdident / aftaleident
• Forløbstype
• Aftalt startdato ved henvisning
• Aftalt slutdato ved henvisning

 

CPR-nummer

CPR-nummer må bruges til entydig identifikation eller som journalnummer.

 

Følsomme personoplysninger

Anden Aktør må kun registrere følsomme personoplysninger efter §§ 7 og 8 i persondataloven.
Som følsomme oplysninger efter § 7 regnes oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold. Som hovedregel må § 7 oplysninger ikke behandles, medmindre den registrerede har givet sit samtykke.

Den eneste form for følsomme oplysninger, som en Anden Aktør må registrere, er oplysninger om helbred, idet anmeldelsen til Datatilsynet kun omfatter denne oplysning.
Delvist følsomme oplysninger efter § 8 omfatter oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og andre rent private forhold. Disse oplysninger må kun behandles for den offentlige forvaltning, når Anden aktør løser opgaver som myndighed. Anden Aktør må ellers kun registrere oplysninger om langvarig ledighed og afstand til arbejdsmarkedet. Delvist følsomme og følsomme oplysninger må kun behandles i Arbejds-markedsportalen.

Fordi Anden Aktørs indsats er fokuseret på den lediges faglige og praktiske kvalifikationer samt den lediges eget arbejdsmarkedsperspektiv, vil det ikke være relevant at komme direkte ind på andre forhold medmindre, der er noget i samtalen med den ledige, der tyder på, at det kan have negativ indflydelse på den lediges forhold til arbejdsmarkedet.

Anden Aktør må således under ingen omstændigheder registrere oplysninger - hverken i Arbejds-markedsportalen eller i egne systemer - om følgende forhold:

• Racemæssig eller etnisk baggrund. Det må f.eks. ikke
registreres, at en person er kurder, men gerne (hvis relevant)
at en person er fra Tyrkiet.
• Politisk overbevisning
• Religiøs overbevisning
• Filosofisk overbevisning
• Seksuelle forhold
• Fagforeningsmæssige forhold
• Strafbare forhold
• Oplysninger om væsentlige sociale problemer og private forhold,
som ikke er oplysninger om langvarig ledighed eller afstand til
arbejdsmarkedet

 

Interne sikkerhedsforskrifter

 

Når Job & Karriere behandler data er vi underlagt kravene i Sikkerheds-bekendtgørelsen om beskyttelse af personoplysninger.

Vi har således bl.a. pligt til at fastsætte og gennemføre de interne bestemmelser om sikkerhed, som kræves i Sikkerhedsbekendtgørelsen. Det vil sige, at lokaler skal være sikrede og at der føres kontrol med IT-sikkerheden og med hvem, der har adgang til oplysningerne. Så kun de, der har brug for oplysningerne, har adgang til dem. Det skal også sikres at data og print destrueres efter brug.

Disse interne bestemmelser gennemgår Job & Karriere en gang om året, så der er sikkerhed for, at de er tilstrækkelige og lever op til de faktiske forhold.

Kommunerne kan til enhver tid kræve at få udleveret kopi af de interne sikkerhedsbestemmelser.
Kommunerne - eller andre, som en kommune har udpeget til det – har ret til, når som helst, at komme på uanmeldt kontrolbesøg hos Job & Karriere for at konstatere, om vi overholder sikkerhedsbestemmelser og gældende lovgivning.

 

Internet og andre åbne net

 

Hvor der er tilslutning til internet eller andre åbne net, skal der være sikkerhed for, at uvedkommende ikke kan få adgang til Job & Karrieres interne net og de personfølsomme data, som kan findes der. Vi skal i denne forbindelse overholde retningslinjerne som til enhver tid fastsat af Datatilsynet. I øjeblikket drejer det sig om, at der som minimum skal være sørget for:

• Etablering og vedligeholdelse af en firewall.
• Servere og pc-arbejdspladser har de nyeste sikkerheds-opdateringer.
• Etablering af virusværn, som løbende holdes ajourført.
• Opsætning af browseren og e-post på de enkelte pc-arbejdspladser, så der sikres mod cookies og modtagelse af eksekverbar kode (plug-ins m.v.)

 

E-mailsikkerhed

 

Hvis personoplysninger skal udveksles via e-mail, skal de være krypteret med stærk kryptering, som det til enhver tid er defineret af Datatilsynet.

Kommuner og jobcentre skal have kende adressen på de e-mail, der kan benyttes til at modtage og afsende e-mails, forsynet med digital signatur (”sikker mail-boks”). Der skal altid anvendes digital signatur, når der afsendes e-mails, hvori der indgår personoplysninger.